Lettre ouverte aux responsables des bibliothèques scolaires vaudoises

 

Madame, Monsieur,

Début 2009, un groupe de travail mandaté par le Département de la Formation, de la Jeunesse et de la Culture (DFJC) a fait la proposition à Madame la Conseillère d'État Anne-Catherine Lyon d'intégrer les quelques quarante bibliothèques scolaires du secondaire inférieur et les bibliothèques mixtes (scolaires et communales) dans le Réseau des bibliothèques de Suisse occidentale (RERO). En juillet 2009, Madame Lyon a fait la demande formelle d'intégration auprès de RERO, qui a accepté cette demande au mois d'août.

Les directeurs d'établissements de l'enseignement obligatoire ont été informés de ce projet par oral le 17 décembre 2009 et par courriel le 21 décembre par Mme Bossuat, responsable des finances du DFJC et membre du comité de pilotage du projet.

Ce projet n'est à notre sens pas pertinent pour les raisons suivantes :

  • L'immense majorité des bibliothèques du secondaire inférieur (35 sur 38) et les bibliothèques mixtes utilisent notre logiciel BiblioMaker de manière autonome et en sont très satisfaites.

  • L'intégration au réseau RERO implique de centraliser les catalogues et les fichiers d'adresses et de changer de système informatique, ce qui alourdit considérablement la gestion des bibliothèques sans apporter de réelle plus-value.

  • Le logiciel Virtua utilisé dans le cadre du réseau RERO est moins performant sur bien des points que BiblioMaker.

  • Le projet est extrêmement coûteux pour un résultat médiocre.

Vous trouverez ci-dessous les éléments étayant notre argumentation.

Selon nous, le projet d'intégration à RERO n'entraîne pas une amélioration, mais bien au contraire une détérioration des services.

En date du 9 mars 2010, nous avons écrit à Madame Lyon pour lui faire part de notre préoccupation face à ce projet et pour lui faire des propositions. Nous avons reçu une réponse de sa part le 10 mai, qui était une fin de non-recevoir. En outre, le projet est mené dans la plus grande confidentialité, les personnes impliquées dans le projet ayant l'interdiction d'en souffler mot, même à d'autres employés de l'État.

Nous retrouvons dans ce projet certaines similitudes avec le projet SIEF (Système d'information des établissements de formation) qui a défrayé la chronique par son échec retentissant : volonté de centralisation des données, non-consultation des acteurs sur le terrain, manque de communication sur le projet, frais élevés, inadéquation entre les besoins des utilisateurs et la solution proposée, etc. Nous espérons en tant que contribuables que l'État de Vaud ne s'est pas engagé dans un nouveau et coûteux projet inadapté.

Nous ne pouvons que vous encourager à contacter les initiateurs du projet pour obtenir des réponses aux questions qu'on est en droit de se poser.

Pour notre part, nous nous tenons à votre disposition pour toute renseignement complémentaire.

Avec nos meilleures salutations

Nicolas Blanc
ELSA Consultants SA
e-mail
021 651 77 77

 

Inventaire des problèmes que soulève le projet d'intégration des bibliothèques scolaires à RERO

Satisfaction par rapport à la situation actuelle

Actuellement, sur 38 bibliothèques scolaires, 35 utilisent notre logiciel BiblioMaker et en sont tout à fait satisfaites : une récente enquête a montré que sur une échelle de 1 à 10, le logiciel se voyait attribuer la note moyenne de 8.6 et les services (support aux utilisateurs) la note moyenne de 8.9. Les résultats complets de l'enquête sont disponibles sur le site http://www.bibliomaker.ch/fr/resultats-enquete-satisfaction.html.

Micro Consulting SA (développeur de BiblioMaker) et ELSA Consultants SA (distributeur du logiciel assurant aussi le service après-vente) ont l'avantage d'être des entreprises vaudoises, proches géographiquement des utilisateurs de leur produit et à leur écoute. Elles sont également très réactives et capables d'adapter rapidement le logiciel en fonction des demandes de leurs clients.

Plus de la moitié des utilisateurs de BiblioMaker sont des bibliothèques scolaires et de lecture publique. Par conséquent, celles-ci influencent grandement le développement du logiciel.

A l'inverse, beaucoup de bibliothèques utilisant Virtua (soit dans le cadre de RERO, soit dans le cadre du réseau de bibliothèques de la Confédération Alexandria) en sont insatisfaites, pour les raisons suivantes :

  • le logiciel est peu convivial.

  • il manque de fonctions, parfois même basiques.

  • il est difficile de l'adapter aux besoins particuliers : le développeur de Virtua est basé aux États-Unis et compte des milliers de clients dans le monde ; un réseau de bibliothèques suisse est quantité négligeable. De plus, la majorité des clients sont des bibliothèques universitaires et spécialisées, et non des petites et moyennes bibliothèques scolaires.

Centralisation des catalogues : une fausse bonne idée

Avec ce projet, on passe d'une structure décentralisée (chaque bibliothèque gère son propre catalogue) à une structure centralisée (toutes les bibliothèque travaillent dans le même catalogue). Chaque solution offre des avantages et des inconvénients. Pour notre part, nous trouvons que les inconvénients de la centralisation l'emportent nettement sur ses avantages.

Voici les avantages théoriques qu'offre la centralisation des catalogues :

  • Catalogage partagé : si plusieurs bibliothèques du réseau disposent du même document, seule la première bibliothèque saisit ses références et les autres bibliothèques se contentent d'indiquer qu'elles en ont également un exemplaire. Cependant, le catalogage partagé est une fonction déjà à disposition des bibliothèques utilisant BiblioMaker (avec BiblioMaker, cette fonction s'intitule «Récupération de notices sur le web»)

  • Prêt inter-bibliothèques : une bibliothèque peut prêter un document à une autre bibliothèque, ce qui permet de coordonner la politique d'acquisitions entre bibliothèques. Si cette fonction est utile dans le cadre d'une bibliothèque universitaire (il n'est pas nécessaire que toutes les bibliothèques d'un réseau achètent le même livre rare et cher), il faut savoir que le prêt inter-bibliothèque coûte cher en temps (manipulations des documents) et en frais postaux. Or, les bibliothécaires scolaires ne pratiquent pas le prêt inter-bibliothèques, faute de moyens. Par exemple, l'envoi d'une bande dessinée d'une bibliothèque à l'autre par la poste coûte plus cher que le document lui-même...

  • Démarche qualité : l'appartenance à un réseau implique une nécessaire coordination entre bibliothèques pour la saisie des données, afin de garantir l'homogénéité du catalogue. Cette coordination alourdit inévitablement la gestion de la bibliothèque, avec des commissions établissant les règles, de la formation continue pour transmettre les nouvelles règles, etc. En outre, le réseau RERO regroupe en grande majorité des bibliothèques universitaires et spécialisées, qui ont des besoins beaucoup plus poussés que les bibliothèques scolaires en terme de quantité d'informations pour décrire des documents. Les bibliothécaires risquent donc de se faire imposer des règles de saisie trop contraignantes par rapport à leurs besoins.
    Une démarche qualité n'est pas mauvaise en soi, mais elle doit avoir des objectifs raisonnables. Elle peut être entreprise également avec des catalogues décentralisés. Il s'agit moins d'une question d'outil informatique que de formation des bibliothécaires.

  • Meilleure visibilité des bibliothèques : une bibliothèque appartenant à un réseau gagne en visibilité, puisque son catalogue est accessible depuis n'importe quelle autre bibliothèque du réseau. Cependant, la mission des bibliothèques scolaires est de servir leur propres usagers (élèves et enseignants de leur établissement), pas des lecteurs extérieurs. Par conséquent, la visibilité d'une bibliothèque scolaire ne lui sert à rien, pire risque de perturber son fonctionnement par des demandes de prêt provenant de l'extérieur, demandes qu'il faudra refuser.

On le voit, les avantages d'un catalogue central ne s'appliquent pas aux bibliothèques scolaires. Plus grave encore, l'intégration des bibliothèques scolaires dans un réseau de bibliothèques universitaires et spécialisées comme RERO les «noie» dans une masse considérable de documents (actuellement, RERO compte près de 5  millions de documents) dont la grande majorité n'est pas adaptée à des enfants ou des adolescents.

Dans certains cas, la mise en commun de ressources documentaires est un choix sensé, par exemple lorsque plusieurs bibliothèques proches géographiquement collaborent au niveau du prêt. Ainsi, il pourrait être intéressant de constituer un catalogue collectif virtuel de bibliothèques dans une région donnée et envoyer un lecteur chercher un document dans la bibliothèque voisine plutôt que de faire venir le document. Cette solution est déjà actuellement possible techniquement avec BiblioMaker, pour des coûts infiniment moindres que la solution RERO.

Logiciel Virtua et fonctions de RERO moins performants que BiblioMaker

Vous trouverez sur le site http://bibliomaker.ch/fr/Comparaison_Virtua_BiblioMaker.pdf un comparatif entre les logiciels BiblioMaker et Virtua (utilisé dans le cadre du réseau RERO). Nous pouvons affirmer que BiblioMaker est supérieur à Virtua en termes de richesse de fonctions et de convivialité. Le projet d'intégration à RERO implique que les bibliothèques scolaires vont perdre des fonctions extrêmement utiles, ce qui pourrait mettre en danger certains services offerts.

Voici quelques exemples de fonctions péjorées par le projet d'intégration à RERO :

  • La gestion du prêt de RERO est moins conviviale et propose moins de fonctions qu'avec la solution actuelle. L'identification des lecteurs, pour être rapide, impose quasiment l'utilisation d'une carte de lecteur, ce qui pose problème dans le cadre scolaire (oubli, perte de la carte, etc.). Il n'y a pas de possibilité d'imprimer simplement et rapidement une liste des emprunts des élèves d'une classe à donner à l'enseignant.

  • RERO regroupant essentiellement des bibliothèques universitaires, le langage utilisé pour définir les sujets des documents (les «matières») est destiné à des universitaires et non pas à des élèves de l'école obligatoire. Ainsi, un élève souhaitant trouver des documents sur les dinosaures obtiendra une liste de plus de 300 termes tels que «albien supérieur», «anaglyphe», «trias», «angiosperme», «struthioniformes», etc. A coup sûr, cet élève abandonnera sa recherche face à une telle avalanche de vocables alambiqués et se tournera vers les bibliothécaires pour une assistance. C'est extrêmement dommageable puisqu'une des missions de la bibliothèque scolaire est d'apprendre aux élèves l'autonomie dans la recherche de documents.

  • L'impression de listes est très limitée dans RERO : dans la plupart des cas, les bibliothécaires doivent demander à un responsable du réseau d'extraire les données de la base pour elles, ce qui peut demander un délai de plusieurs jours. Avec la solution actuelle, les bibliothécaires sont beaucoup plus autonomes et peuvent imprimer des listes quand ils le veulent et sous la forme qu'ils désirent.

  • La gestion du prêt nécessite de disposer des données des lecteurs (élèves et enseignants) : nom, prénom, adresse, classe, etc. Avec BiblioMaker, certaines bibliothèques importent les données des élèves provenant du secrétariat de l'école. À ce stade, on ne sait pas s'il est possible de récupérer les données des élèves dans RERO, ce qui pourrait obliger à une patiente re-saisie de ces informations à chaque rentrée scolaire.

  • L'OPAC (le catalogue en ligne destiné au public) est destiné à un public universitaire et mis à part la «recherche rapide» (à la Google), présente une interface-utilisateur trop complexe pour des enfants (testez-le vous-même! cliquez sur ce lien, puis sur le lien "Recherche avancée"; trouvez un document sur les abeilles qu'un enfant pourrait utiliser pour un exposé).

Coûts du projet très élevés

Et ceci pour des coûts (non connus) se chiffrant selon toute vraisemblance à plusieurs centaines de milliers de francs et se répartissant en différents postes :

  • pilotage du projet (la Bibliothèque Cantonale et Universitaire de Lausanne a engagé deux collaborateurs pour s'occuper de la migration des données, sans compter le personnel existant chargé de superviser le projet)

  • frais de migration (la migration des données implique une re-saisie des données des livres des documents : si l'on fait l'estimation grossière d'une moyenne de 5'000 livres par bibliothèque, on en arrive à pratiquement 200'000 livres). Apparemment, la stratégie choisie consiste à recataloguer les documents manuellement : l'État de Vaud a engagé des bibliothécaires pour effectuer ce recatalogage. Rien que pour deux bibliothèques, l'État a prévu deux personnes à plein-temps pendant onze mois.

  • frais de changement de matériel informatique : une grande majorité des bibliothèques travaille avec des Macintosh. Le logiciel Virtua fonctionnant exclusivement sous Windows, il est plus que probable que le parc informatique sera entièrement renouvelé avec des PC lors du changement de système.

  • cotisation annuelle à RERO : à notre connaissance, la cotisation annuelle à RERO par bibliothèque est de l'ordre de Fr.  5'000.- (elle peut être plus élevée en fonction de la taille et du budget d'acquisition de la bibliothèque). En multipliant ce montant par le nombre de bibliothèques concernées dans un premier temps, on en arriverait à environ Fr.  200'000.- annuels. Ce montant est environ quatre fois plus élevé que les frais de maintenance payés par ces mêmes bibliothèques pour le logiciel BiblioMaker. On ne peut donc que constater que l'option RERO est beaucoup plus onéreuse que la solution actuelle.

L'État de Vaud est-il donc prêt à augmenter considérablement ses dépenses pour les bibliothèques scolaires ou compte-t-il économiser ailleurs pour compenser ce renchérissement ?

Questions ouvertes

  • Quels buts poursuit le DFJC avec ce projet ?

  • Le projet d'intégration à RERO répond-il réellement à ces buts ?

  • Dans quel délai les manques du logiciel Virtua pourront-ils être comblés afin de correspondre aux besoins des bibliothèques scolaires ?

  • Comment se fait-il que les bibliothécaires scolaires y sont en majorité opposées ?

  • Le coûteux prêt inter-bibliothèques sera-t-il encouragé voire imposé ?

  • Quels sont les coûts globaux du projet (frais de migration et frais de fonctionnement annuels) ?

  • Comment les non-professionnels (par exemple des enseignants au bénéfice d'heures de décharge pour gérer la bibliothèque) vont-ils être formés à l'utilisation de Virtua ? Pourront-ils cataloguer eux-même les documents, au vu de la grande complexité des règles de saisie MARC21 ?

  • Comment les élèves vont-ils chercher de manière autonome dans le catalogue en ligne, vu la complexité de l'interface-utilisateur de RERO et du vocabulaire des matières destiné à des universitaires ?