Prévenez vos lecteurs avant qu'ils ne rendent leurs documents en retard
BiblioMaker dispose d'une fonction permettant de prévenir automatiquement vos lecteurs par e-mail quelques jours avant la date d'échéance de leurs emprunts.
Pris par leurs occupations quotidiennes, vos lecteurs n'ont pas toujours en tête la date de retour des documents qu'ils ont emprunté à la bibliothèque. BiblioMaker peut se charger de leur rappeler cette date quelques jours avant l'échéance de leurs emprunts.
Voici les différents réglages à effectuer afin que BiblioMaker puisse prévenir vos lecteurs de la prochaine échéance de leurs emprunts :
BiblioMaker doit être configuré pour être à même d'envoyer des e-mails. Si vous envoyez déjà avec BiblioMaker des rappels au lecteurs ou des commandes aux fournisseur par e-mail, cette première condition est déjà remplie. Sinon, vous définissez l'envoi d'e-mails dans la Maintenance du logiciel (menu Fichier>Maintenance, menu Divers>Configurer l'envoi d'e-mails). Créez une nouvelle configuration. Veuillez consulter le manuel de BiblioMaker pour connaître les différents paramètres à saisir.
Vous devez saisir l'adresse e-mail des lecteurs dans leur fiche adresse.
Vous devez créer une nouvelle tâche dans le Programmateur de tâches (accessible dans la Maintenance via les commandes Fichier>Maintenance, puis Maintenance>Programmateur de tâches). La tâche a comme action "Rappels anticipés aux lecteurs pour l'échéance de prêts". Dans les options de cette tâche, sélectionnez le compte e-mail à utiliser pour l'envoi de courriels, le délai d'envoi des courriels (en général quelques jours avant la date d'échéance des prêts afin que les lecteurs puissent s'organiser pour rendre les documents dans les temps) et définissez le cas échéant un filtre sur la durée minimale du prêt pour qu'un courriel soit envoyé et/ou une limitation par type de lecteur ou par type de document.
Vous devez également définir la fréquence d'exécution de la tâche : en général, un envoi quotidien des e-mails est recommandable afin que chaque lecteur arrivant à l'échéance de ses emprunts soit averti à temps. Seul 1 courriel par lecteur et par document emprunté est envoyé.
Une fois la tâche enregistrée, le programme se charge d'envoyer automatiquement les courriels au moment désiré. Si vous travaillez avec une version monoposte du logiciel et que vous éteignez votre ordinateur pendant la nuit et les jours de fermeture de la bibliothèque, il est préférable que la tâche s'exécute pendant la journée et pendant les jours ouvrables. Si vous travaillez avec une version client-serveur du logiciel, la tâche s'exécutera sur le serveur et vous pouvez éteindre les postes de travail sans craindre pour l'exécution de la tâche.
En mettant en service cette fonction, vous devriez diminuer le nombre de rappels à envoyer aux lecteurs une fois la date d'échéance passée et améliorer la ponctualité du retour des documents.