Warnen Sie Ihre Kunden, bevor sie Verspätung mit der Rückgabe von Medien haben

BiblioMaker verfügt über eine Funktion, die Ihre Kunden einige Tage vor dem Rückgabedatum ihrer Ausleihen per E-Mail warnt.

Da die Bibliothekskunden immer viel zu tun haben, könnten sie das Rückgabedatum ihrer Medien vergessen. BiblioMaker kann einen Hinweis per E-Mail automatisch schicken, damit die Kunden an das Datum denken.

Damit die Kunden automatisch informiert werden, müssen die folgenden Einstellungen eingerichtet werden :

• BiblioMaker muss Mails schicken können. Wenn Sie mit der Software Mahnungen an Kunden oder Bestellscheine an Lieferanten per Mail schon schicken, dann ist diese erste Bedingung schon erfüllt. Sonst richten Sie das Senden von Mails in der Wartung ein (Menü Ablage>Wartung, dann menü Diverses>Senden von E-Mails konfigurieren). Erstellen Sie eine neue Konfiguration. Bitte schlagen Sie das BiblioMaker-Handbuch nach, um über die Einstellungen zu lernen.

• Sie müssen die Mailadresse Ihrer Kunden in den Adressaufnahmen erfassen.

• Sie müssen eine neue Aufgabe im Job Scheduler erstellen (Sie erreichen den Job Scheduler über Ablage>Wartung, dann Wartung>Job Scheduler). Die Aufgabe ist vom Typ "E-Mail an Kunden (baldiges Rückgabedatum)". In den Optionen dieser Aufgabe, wählen Sie das Mailkonto für das Senden von E-Mails, die Frist vor dem Rückgabedatum (üblicherweise einige Tage vor dem Rückgabedatum) und eventuell setzen Sie einen Filter nach Ausleihdauer, nach Medien- oder Kundentyp.

• Sie müssen auch die Häufigkeit für die Ausführung der Aufgabe : üblicherweise sollten Mails jeden Tag geschickt werden, damit jeder Kunde mit einem baldigen Rückgabedatum rechtzeitig informiert wird. Jeder Kunde bekommt nur 1 Mail pro Ausleihe.

Nachdem die Aufgabe registriert wurde, schickt die Software die Mails automatisch. Falls Sie mit der Einzelplatzversion der Software arbeiten und Sie Ihren Computer während der Nacht und am Wochenende ausschalten, sollten Sie die Aufgabe während dem Tag programmieren. Mit der Client-Server Version wird die Aufgabe auf dem Server ausgeführt und Sie können die Arbeitsplätze ausschalten, ohne die Aufgabe zu unterbrechen.

Wenn Sie diese Funktion verwenden, sollte die Menge der Mahnungen reduziert werden.