Daten mit BiblioMaker sortieren

BiblioMaker verfügt über mehrere Sortierfunktionen. Sie finden hier eine Anleitung für die Sortierung.

Mit der Sortierung definieren Sie die Reihenfolge der Aufnahmen am Bildschirm. Mit BiblioMaker können Sie Ihre Daten nach verschiedenen Kriterien und in beiden Richtungen sortieren.

In der Anzeige einer Datei (z.B. die Dokumente, Adressen oder Ausleihen) werden die Daten in einer Tabelle mit Spalten angezeigt. Sie sortieren diese Tabelle einfach mit einem Klick in der Kopfzeile der gewünschten Spalte.

In einer für die Sortierung ausgewählten Spalte erscheint in der Kopfzeile das Symbol einer Pfleile nach oben oder nach unten. Dieses Symbol zeigt nach welcher Spalte die Daten sortiert sind, aber auch die Richtung der Sortierung : aufsteigend (von A bis Z oder 0 bis 9) oder absteigend (von Z bis A oder von 9 bis 0). Sie ändern die Sortierrichtung einfach mit einem zusätzlichen Klick in der Kopfzeile der Spalte.

Mit dieser Methode sortieren Sie die Daten mit einem einzigen Kriterium. Wenn Sie nach mehreren Kriterien sortieren möchten, rufen Sie den befehl Aktion>Sortieren auf.

Mit diesem Befehl erscheint ein Dialog, der verschiedene Rubriken der aktuellen Datei enthält. Sie wählen eine Sortierrubrik aus, indem Sie auf ihrem Namen, dann auf die Schaltfläche Auswählen klicken (ein Doppelklick funktioniert auch). Eine Zahl erscheint links vom Rubrikennamen und das Symbol eines Pfeils, das die Sortierrichtung anweist. Klicken Sie auf Richtung, falls Sie diese Richtung umkehren möchten.

Sie deaktivieren eine Sortierrubrik, indem Sie sie auswählen, dann auf Inaktivieren klicken. Die Zahl und das Pfeilsymbol verschwinden.

Sie können mehrere Rubriken in diesem Dialog auswählen. Die Zahl neben dem Rubrikennamen gibt die Reihenfolge der Sortierung. Wenn zum Beispiel mehrere Aufnahmen den gleichen Wert in der gleichen Rubrik enthalten (z.B. die Signatur in der Datei der Dokumente), werden diese Aufnahmen nach einem weiteren Kriterium (z.B. dem Titel) sortiert. Gewisse Rubrikennamen erscheinen fett : diese Rubriken sind indiziert : eine Sortierung nach diesen Feldern ist sehr rasch. Im Gegenteil kann eine Sortierung mit nicht indizierten Rubriken länger dauern (hängt von der Anzahl der Datensätzen ab).

Wenn Sie die gewünschte Rubrik im Dialog nicht finden, dann klicken Sie auf Anfügen... : ein zweiter Dialog erscheint, in dem Sie die gewünschte Rubrik auswählen können.

Rechts von der Liste der Rubriken erscheinen Radioknöpfe für die Auswahl von verschiedenen Sortierformeln :

• Normal : einfaches Sortieren einer Rubrik vom Typ Text, Nummer oder Datum.

• Wert : nur für Rubriken vom Typ Text. Wandelt den Text in eine Zahl um, damit eine numerische Sortierung möglich ist.

• Länge : nur für Rubriken vom Typ Text. Sortiert nach der Zeichenanzahl der Rubrik.

• Position X bis Y : nur für Rubriken vom Typ Text. Sortiert einen Teil des Textes, angefangen vom Zeichen X bis zum Zeichen Y.

• Tag : nur für Rubriken vom Typ Datum. Sortiert nach dem Tag im Datum.

• Monat : nur für Rubriken vom Typ Datum. Sortiert nach dem Monat im Datum.

• Jahr : nur für Rubriken vom Typ Datum. Sortiert nach dem Jahr im Datum.

Nachdem die Sortierung ausgeführt wurde, wird sie gespeichert : die gleiche Sortierreihenfolge wird für die aktuelle Datei künftig weiterbenutzt. Wenn Sie diese Sortierung abbrechen möchten, sortieren Sie die Aufnahmen nach einem weiteren Kriterium. Wenn Sie eine Liste ausdrucken, werden die Datensätze in der gleichen Reihenfolge als auf Bildschirm ausgedruckt, ausser das Druckformat seine eigene Sortierung enthält. Sie können für viele Ausdruckformate eine spezifische Sortierreihenfolge in den Optionen des Druckformats bestimmen.